Lørdag 25. september åpnet endelig samfunnet etter en lang periode med sosial distansering og digitale løsninger. Selv om vi har fått til det meste digitalt den siste tiden, er det særlig én ting vi i PR-operatørene har savnet gjennom pandemien – nemlig pressearrangement – fysiske pressearrangement.
Før sommeren var vi allerede i gang med å planlegge et julearrangement for Rusta. Hvordan det skulle gjennomføres ville imidlertid avhenge av restriksjonene mot høsten. Datoen var satt og det var bare å krysse fingrene. Med hundrevis av juleprodukter, spente gjester, og et engasjert team, inntok vi Nedre Foss Gård den 29. september – fire dager etter gjenåpningen.
Slik får du et vellykket arrangement
Et pressearrangement kan virke enkelt, men det krever imidlertid god prosjektledelse, planlegging og koordinering – både før, under og etter arrangementet. Start med å definere hva formålet med arrangementet er. Handler det om å øke kjennskapet til merkevaren eller relasjonsbygging med viktige opinionsledere? Sett deretter opp en gjesteliste med journalister og influencere, og undersøk hvilket lokale som best mulig støtter oppunder stemningen dere ønsker å skape. Det kan også være hensiktsmessig å bruke en tredjepart som ambassadør, og her passet stylist Susanne Swegen godt inn i rollen som inspirator.
Sammen med Rusta og Swegen, skulle vi skape en magisk julestemning med årets nyheter. Lokalet falt derfor på Nedre Foss Gård som har en lun atmosfære med store vinduer og tunge møbler laget av tre. For Rusta var det viktig å fremme deres fire ulike temaer for julen, og lokalet ble derfor delt opp etter de ulike stilene Classic, Northern Winterland, Friendly Holiday og Happy Holiday.
Det er også viktig å planlegge hva som skal kommuniseres i løpet av dagen, og hvem som kan fungere som en konferansier. Vi hadde markedsansvarlige fra Rusta som introduserte merkevaren og kommende julesortiment, mens Swegen snakket om årets trender og farger, som fint komplementerte hverandre.
Da gjestene ankom lokalet var langbordet dekket med servise, bestikk og dekorasjoner fra Rusta. Etter kort tid ble det servert en delikat julelunsj fra Nedre Foss Gård, etterfulgt med en karamellisert dessert og en stemningsfull pakkelek. Vi spilte behagelig julemusikk i bakgrunnen, og etter hvert som arrangementet nærmet seg slutten, fikk gjestene hver sin goodiebag som forhåpentligvis kan være til inspirasjon når julepynten inntar hjemmene i desember.
