Et godt forhold til journalistene er essensielt når man jobber med kommunikasjon. I møte med disse er det imidlertid noen fallgruver.
Et godt nyttårsforsett for 2012 kan være å strømlinje kommunikasjonen med journalister. For å få dette til, er det viktig å være klar over hvilke elementer som kan virke forstyrrende på kontakten med den fjerde statsmakt. Amanda Marsh nevner i et blogginnlegg noen elementer som kan være spesielt irriterende når man sitter på den andre siden av bordet.
1. Kjenn journalistens fagområder
Dette kan virke som et åpenbart råd, men det er viktig at du som kommunikator kjenner journalistene du kontakter. Gjør god research. Finn ut hvilke områder journalisten dekker, hva journalisten er opptatt av og ikke minst hva han eller hun har kunnskap om. På den måten unngår du å sende ut pressemeldinger som er av null interesse for mottaker, samtidig som du unngår å irritere potensielt viktige kontakter.
2. Unngå store vedlegg
En stor andel av kommunikasjonen mellom kommunikatorer og journalister foregår naturlig nok via e-post. Dermed er det viktig å kjenne til generell e-postetikette. Et punkt her som er spesielt viktig, er at du må unngå å inkludere store vedlegg. Når man som journalist mottar store mengder e-post hver eneste dag, er store vedlegg et klart irritasjonsmoment fordi det fyller opp innboksen unødvendig raskt. I tillegg er journalistene lite ved PC-en og mye på mobil, og det å laste ned store vedlegg via 3G er det få som har tid til. Et alternativ her er å bruke fildelingstjenester som f.eks. Dropbox og heller inkludere en link til vedleggene dine.
3. Gjør informasjonen levende
Sitter du på gode bilder, filmer og andre typer medier som kan være interessant for journalisten, er det viktig å inkludere dette med en gang. Dette sparer begge parter for tid man ikke har. Her er det imidlertid viktig å huske på punkt 2 ovenfor.
4. Forstå bildekrav
Print- og nettmedier har veldig ulike krav når det kommer til bruk av bilder. Bruk derfor tid på å finne ut hvilke typer filformater og størrelser de ulike mediene trenger. Ønsker du et bilde i et magasin, er det f.eks. viktig å sende et høyoppløselig, trykkeklart bilde. For en webpublikasjon kan et lavere oppløst JPEG-bilde være godt nok.
5. Unngå høyprioritet
Noen merker alle e-poster som ”høyprioritert”. For journalistene faller dette litt på stengrunn når e-posten inneholder en pressemelding om nylanseringer av produkter eller tjenester. Høyprioritet-funksjonen er helt OK å bruke hvis det reelt sett er ting som haster, f.eks. korrigering av fakta, sitater etc. Men ved generelle produktpressemeldinger bør du unngå å påstå at e-posten du sender haster mest av alle.
6. Ikke glem kontaktinformasjon
Ved enhver henvendelse til journalister er det viktig å inkludere kontaktinformasjon. Dette gjelder både over telefon og ikke minst i e-poster og pressemeldinger. Selv om du muligens har et godt forhold til journalisten, er det ikke gitt at han eller hun husker ditt telefonnummer eller din e-postadresse. Ved å inkludere dette, sikrer du deg at journalisten enkelt kan ta kontakt hvis hun eller han lurer på noe. Dermed får du også muligheten til å uttale deg, samtidig som journalisten sparer tid på å lete etter kontaktinformasjonen din.
