Pressekonferanser er en effektiv måte å nå ut til flere medier samtidig på, men bare av og til er det den riktige måten.
En pressekonferanse kan være en effektiv måte å nå ut med et budskap på. Den kan skaffe deg redaksjonell omtale, synliggjøre både produkt og bedrift og samtidig virke relasjonsbyggende ved at bedriften får mulighet til å snakke med journalister innenfor sitt eget virkeområde.
Men journalister er som oftest svært presset på tid, så skal du først invitere dem bør grunnen være god. Det sier rådgiver Madeleine Vehre Strangel i PR-operatørene.
– Man bør aldri arrangere lange pressekonferanser med mindre man faktisk er nødt til det. Ved større hendelser, som for eksempel jubileer, kan det være riktig å innkalle til en pressekonferanse. Men skal du bare lansere et nytt produkt, er det ikke særlig lurt å stå og snakke om det i timevis. Til det er ikke journalistene interessert nok, med mindre produktet er veldig spennende, sier Vehre Strangel.
Hun mener det er viktig at man respekterer journalistenes tid. Å sette av større deler av dagen til å sitte og høre om en ny type kjeks eller brus, er noe de færreste av dem har anledning til.
– Ett grep kan være å la pressekonferansen handle om noe mer enn bare et produkt. For eksempel kan det å tilby et relevant og interessant foredrag i tillegg være noe som kan styrke interessen, sier Vehre Strangel.
Det starter med presseinvitasjonen
Gründer og partner i PR-operatørene, Øystein Bonvik, har sammen med BI-professor Peggy Simcic Brønn skrevet boken ”Virksomhetens stemme”. I denne omtaler Bonvik blant annet det å skrive en god presseinvitasjon, som han mener skal balansere to hensyn. På den ene siden må den kunne fortelle noe som er spennende, men på den andre må den ikke avsløre så mye at journalisten ikke gidder å møte opp.
– Det holder ikke å påpeke at ”tro meg, dette blir spennende”. Du må konkretisere hva som vil komme ut av arrangementet, i de fleste tilfeller hva man vil få svar på. Og man må krydre med hva som vil bli gjort tilgjengelig av informasjon, intervjuobjekter og illustrasjonsmuligheter, skriver Bonvik.
I presseinvitasjonen bør det videre også klargjøres om det dreier seg om et arrangement skreddersydd for journalister eller om det er et arrangement laget for et annet formål enn å informere pressen.
Ikke inviter alle
– Et annet viktig punkt er å definere målgruppen for det du ønsker å fortelle og bare invitere de relevante mediene og journalistene, sier Madeleine Vehre Strangel. – Undersøk om journalistene du inviterer faktisk kan ha en interesse av det du vil prate om. Et ekstremt eksempel på en tabbe her vil være å invitere teknologipressen til et skjønnhetsarrangement, smiler hun.
Ofte holder det ikke bare å sende en invitasjon per e-post. De fleste journalister mottar flere titalls slike hver eneste dag, både pressemeldinger og ulike former for invitasjoner. Skal man sikre interessen er man nødt til å følge opp, gjerne per telefon.
– Send en påminnelse et par dager før du skal gjennomføre arrangementet. I en travel hverdag er det lett å glemme ting man tidligere har sagt ja til. En hyggelig påminnelse enten per telefon eller e-post kan være en lur idé.
Vær tilgjengelig for journalistene
Vehre Strangel mener det også er viktig å styre forventningene sine hva oppmøte angår. Det er ikke mange som klarer å fylle et rom med journalister.
– Det er slett ikke sikkert at oppmøtet svarer til påmeldingslista. Det kan fort være frustrerende for deg som holder pressekonferansen, men noen vil gjerne falle fra samme dag som arrangementet går av stabelen, og det uten verken å gi noen begrunnelse eller beskjed. Her er det mye som kan spille inn, bl.a. sykdom, stress, glemsomhet eller andre hendelser som får forrang, sier hun.
Men når journalistene først er på plass og sitter klare med kamera, penn og notisblokk, må du også evne å ta vare på dem. – Vær tilgjengelig både før, under og etter pressekonferansen, er Vehre Strangels klare oppfordring.
– Jeg opplevde en gang at en kunde gjorde seg utilgjengelig hele dagen etter en pressekonferanse. En journalist som forsøkte å få tak i noen bestemte bilder ble da veldig frustrert. Nå løste det seg riktignok i dette tilfellet, men om du ikke er tilgjengelig, kan det få konsekvenser. Enten i form av en mindre sak, en mindre bra sak eller i verste fall at hele saken droppes, advarer PR-operatørenes rådgiver.
Fem tips for en vellykket pressekonferanse:
1. Respekter journalistenes tid – ikke inviter til pressekonferanse om du ikke må.
2. Inviter kun journalister som er relevante til temaet for pressekonferansen.
3. Følg opp invitasjonen med en påminnelse.
4. Vær tilgjengelig både før, under og etter pressekonferansen.
5. Styr dine egne forventninger – regn med frafall.
