Vi har alle opplevd det – møter som i sakte film er på kollisjonskurs med katastrofen, mens man føler seg som en hjelpeløs tilskuer som ikke klarer å avverge det hele. Situasjonen er imidlertid ikke håpløs: Her skal vi gi deg fire gode kommunikasjonsråd som hjelper deg å ta kontroll over situasjonen slik at møtet blir mer effektivt.
Grunnen til at møter ofte ender i katastrofe, kan være mange. Lederen har egentlig bestemt seg før møtet starter, ”flokken” har samlet seg rundt et bestemt synspunkt eller kanskje virker flere av deltakerne mest opptatt av å trykke på sitt flunkende nye lesebrett.
Hva gjør man i slike situasjoner? Med litt forberedelse og kløkt kan selv en med beskjeden posisjon i hierarkiet hindre at møtet forliser, uten å ty til for drastiske tiltak.
Her er fire tips som hjelper deg å kommunisere det du vil oppnå:
1. Trenger du å ha et møte og må alle være til stede?
Det er få, om noen, som ønsker å fylle kalenderen med flere møter. Unødvendige møter som trekker ut i det uendelige er en av de vanligste måtene å sløse med menneskers tid på. Siden tid også er kjent som penger, kan regnestykket fort bli ubehagelig. Ved å inkludere de som strengt tatt ikke trenger å delta på møtet, sender man egentlig bare ut et uheldig signal om at tiden deres ikke er viktig. Man bør stille seg spørsmålet: «Hvem trenger å være med på møtet?»
FastCompany presiserer viktigheten av blant annet å redusere tidsbruken til det helt nødvendige, i tillegg til å fokusere på hvordan man gjør møtene mest mulig effektive:
Les mer: Syv dødssynder på møter.
2. Ikke bli enig for enighetens skyld
Vokt deg for enigheter som man oppnår fordi man raskest mulig vil bli nettopp det. Man er vant til å høre at man skal unngå gruppetenking, fordi man tror at dette er opphavet til de fleste dårlige ideer. Gruppetenking er derimot helt essensielt for at et team skal være engasjert nok til å strebe mot et felles mål.
Problemet er ikke gruppetenking – problemet er dårlige innspill. Det er på inngangsstadiet at du må være på vakt og være klar til å avlive tendenser til å bevege seg mot en beslutning som har elendige alternativer.
For å si det brutalt: Det er lettere å kvele entusiasmen for en dårlig idé så snart den er unnfanget. Så snart de med innflytelse i gruppen heller mot et bestemt alternativ, blir det vanskeligere å få andre til å avstå fra dette valget. Dersom du ikke vil at dette alternativet skal bli selskapets nye strategi, må du være forberedt på å kunne si nettopp dét: «Jeg tror ikke noen av disse ideene vil hjelpe oss dit vi skal.» Si det tidlig. Veldig tidlig.
Dette betyr ikke det samme som å bryte de gylne reglene for idémyldring. Realiteten er at de fleste tilfeller av brainstorming egentlig bare er pseudoaktiviteter hvor man samler så mange ideer at én av dem, til slutt, faktisk er nødt til å være god nok.
Sannsynligvis vil du i denne situasjonen bli bedt om å komme med et bedre forslag selv. I så fall kan du si: «Jeg tror vi må gå dypere inn i dette. La oss bruke ekspertisen i hele gruppen til å ta dette til et annet nivå.» En oppfordring få kan motstå.
3. Ta kontroll over følelsene
Vi har som regel mye å tenke på som hindrer oss i å signalisere det engasjementet man virkelig har for en sak. Kroppen signaliserer dette automatisk, og resultatet blir et blandet budskap som er alt annet en karismatisk. Skuespillere, politikere og ledere har lært seg at ved å fokusere på én sterk følelse, vil kroppsspråket gjenspeile denne følelsen. Ingen på møtet vil kunne unngå å legge merke til dette.
Du kan fininnstille følelsene, bli oppspilt og utfordre gruppen med en ny følelsesmessig tone. Det er få som kan motstå karisma. Karisma er ingen medfødt gave, men en ikke-verbal disiplin – det er en fininnstilling av følelsene.
Dersom du merker at møtet beveger seg ut på bærtur, gjelder det å i et par minutter fokusere på en situasjon der du opplevde den sterke følelsen du vil utstråle. Hvordan føltes, smakte og luktet det? Hvordan så det ut, hvordan hørtes det ut? Forsøk å huske situasjonen så spesifikt som mulig. Med litt øvelse vil denne teknikken hjelpe deg å fremkalle denne følelsen. Alles øyne vil være rettet mot deg når du klarer å uttrykke den.
Et annet velkjent fenomen er hva vi ofte kaller ”en dårlig dag”. Har man en dårlig dag, vil kroppsspråket kommunisere dette til de andre på møtet. Dersom man ikke evner å benytte seg av den nevnte teknikken, kan rett og slett bevegelse være medisinen som hjelper kroppsspråket å sende de riktige signalene:
Hvilken følelse du vil frembringe er selvfølgelig avhengig av situasjonen. Dersom følelsen er sinne, bør du ikke rette den direkte mot møtet, men heller mot en ytre faktor.
4. Utstrål autoritet
Dersom du ikke blir hørt på et møte, er det antakelig fordi du mangler autoritet. Autoritet får man fra de andre i gruppen, men ofte vil lederen legge hevd på denne. Det gjelder å gi din stemme autoritet i stedet for å la den gå til andre.
Autoritet har mye å gjøre med hvordan toneleiet i stemmen din er gjennom setningene. Oppskriften er å begynne setningen i normal tonehøyde for deretter å øke denne slik at du utstråler energi og lidenskap, og så avslutte setningen i samme tonehøyde som du startet eller lavere.
Mange gjør den samme klassiske feilen: De lar toneleiet øke på slutten av en setning, som om de stiller et spørsmål. Dette utstråler alt annet en autoritet, og blir heller oppfattet som om man søker bekreftelse på det man sier. La derfor stemmen gå ned i tonehøyde – men ikke energi – på slutten av setningene.
Det kan være vanskelig å få grep om dette med en gang. Dersom du har problemer med dette, anbefales det å høre på taler av autoritære og karismatiske ledere. Et velkjent eksempel på en slik autoritær taler er USAs president Barak Obama:
Ordene man velger når man kommuniserer, har også mye å si for hvordan man oppfatter den som snakker. Som Henry Ford visstnok skal ha sagt: «If you think you can, you can; if you think you can’t, you can’t. Either way you are right.»
Visse uttrykk har potensial til å umyndiggjøre den som snakker i møter. Unngå derfor å bruke uttrykk som kommuniserer umyndighet:
- Nøling: «Etter min mening … eee … burde vi gå for … eee … dette alternativet.»
- Barrierer: «Jeg tror på en måte at dette liksom er den beste løsningen.»
- Forsterkere: «Jeg tror virkelig at dette er den aller beste ideen.»
- Tilleggspørsmål: «Dette er det beste valget, tror du ikke?»
Disse tipsene vil ikke nødvendigvis stoppe ethvert tilfelle der møtet bærer galt av sted, men de vil hjelpe deg fra å falle i de fleste møtefellene.
Kilder:
«Save a Doomed Meeting», Nick Morgan, The Conversation – Harvard Business Review.
«Persuation – social influence and compliance gaining», Robert H. Gass og John S. Seiter.
