Gjennom å produsere gode og relevante rapporter, kan du sikre deg at mediebildet i 2012 dreier seg om nettopp de temaene som er fordelaktige for din virksomhet. Vi gir deg her noen punkter å tenke på når du skal lage en slik rapport.
2012 er nå godt i gang – og hvis du ikke allerede har begynt å planlegge kommunikasjonsstrategien for det kommende året, er det nå på tide å hoppe i det. Et viktig aspekt å ta stilling til i en slik planlegging, er hvordan man skal komme på agendaen – og gjerne gjennom hele året.
Det er mange måter å gjøre dette på, men en effektiv og velprøvd måte er gjennom å utarbeide en rapport, enten for egen næring eller for egen virksomhet. Det er flere årsaker til at slike rapporter fungerer godt, men i hovedsak dreier det seg om å hjelpe mediene til å forstå utfordringer og utviklinger i egen bransje og slik sette agendaen for hva de burde fokusere på i det kommende året.
Når du skal utarbeide slike rapporter, er det i hovedsak tre elementer du bør tenke på.
Finn et klart tema
Det første du bør gjøre når du skal utarbeide en rapport, er å være klar på tema. Her gjelder det å tenke litt strategisk. Hva er det fordelaktig for din virksomhet å snakke om i 2012? Hvordan kan du bruke rapporten til å bli aktuell i ulike settinger, for ulike målgrupper, i ulike medier? Hva er folk flest interessert i? Alle disse spørsmålene bør besvares og avsjekkes mot det temaet du velger å fokusere på.
Et annet aspekt er at du må velge et tema som er stort nok til at du kan skrive mye om det, men ikke så generelt at du ikke klarer å ta eierskap til det. Derfor lønner det seg ofte å bruke god tid på å finne det perfekte temaet.
Lag et solid grunnlag
Når så temaet er definert, gjelder det å begynne med innsiktsarbeidet. Nøkkelen til en god og interessant rapport er et godt grunnlag. Her gjelder det å gå bredt ut og søke etter innsikt fra mange ulike kilder. I tillegg bør du vurdere hvorvidt du også skal bruke litt ressurser på å hente inn primærdata gjennom kvantitative og kvalitative undersøkelser.
Et annet aspekt ved grunnlagsdelen er å gå ut og gjøre intervjuer med relevante personer for din virksomhet. En rapport kan ofte bli tung og tallbasert, og gjennom å benytte seg av mennesker og få disse til å kommentere resultatene fra datainnsamlingen gir du rapporten et menneskelig og mer relevant preg.
Det er viktig her at grunnlaget er godt og solid, og du bør utøve aktiv kildekritikk. Husk at dataene du bruker må tåle å bli nøye gjennomgått av mediene og at de må holde gjennom et helt år.
Tenk tabloid
Gjennom å ha gjort et godt arbeid i tematiserings- og innsiktsfasen, burde selve skrivingen av rapporten gå relativt greit. Her er det imidlertid også noen viktige aspekter å tenke på.
Som i alt annet kommunikasjonsarbeid er det viktig å ha målgruppen klart for seg og tilpasse språket etter disse. Skriver du en rapport om en bransje folk flest tradisjonelt sett ikke kan så mye om, er det særdeles viktig å være bevisst på i hvilken grad du skal benytte fagterminologi og hvorvidt det kan være hensiktsmessig å oversette en del faguttrykk til mer tabloide vendinger.
Det er viktig å tenke på at målet med rapportskrivingen ofte er å få innpass i mediene, gjerne gjennom hele året. Derfor vil det være naturlig å bygge opp teksten etter journalistiske prinsipper. Det hjelper ikke med godt og solid underlagsarbeid hvis sluttproduktet ikke er godt formulert.
Les mer: Det gode pressemateriellet.
—
Følger du disse tre punktene, er sannsynligheten stor for å ende opp med en rapport både medier og andre interessenter vil sette pris på. Du er nok klar over hvor spennende og interessant din egen bransje er, men gjennom disse grepene kan 2012 bli året der folk flest også forstår dette.
